×
Käytämme evästeitä (cookies) parantaaksemme sivujemme toimivuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Lisätietoja ›

Rekisteriseloste

Rekisteriseloste, asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste. Laadittu 30.10.2015. Päivitetty 24.8.2017.

Rekisterinpitäjä

Helsinkimissio ry
Y-tunnus: 0116487-5
Osoite: Albertinkatu 33, 00180 Helsinki
Puhelin: 09 2528 2711

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

viestintäpäällikkö Kristiina Backberg

Rekisterin nimi

Helsinkimissio ry:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Clara-toiminnanohjausjärjestelmään kirjattuihin henkilöihin liittyvien tietojen tallennus ja käsittely. Järjestelmään tallennettavia henkilöitä ovat esimerkiksi:

  • vapaaehtoistoiminnan asiakkaat
  • ammatillisen avun asiakkaat
  • kuukausilahjoittajat ja muut säännölliset lahjoittajat
  • sidosryhmien yhteyshenkilöt

Tietoja tarvitaan asiakassuhteen eri kanavissa tapahtuvaan suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointiin, suunnitteluun ja seurantaan. Nimi- ja yhteystietoja tarvitaan myös eri kanavissa tapahtuvaan varainhankintaan ja suoramarkkinointiin.

Helsinkimissio ry käyttää henkilötietojen käsittelytehtävien teknisessä ja käytännön toteutuksessa Helsinkimissio ry:n lukuun toimivia henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitettuja alihankkijoita.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää muun muassa seuraavia tietoja:

Avun kohteena olevista henkilöistä (kuten ammatillisen avun asiakkaat ja vapaaehtoistoiminnan asiakkaat)

  • asiakkaan perustiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, syntymäaika, äidinkieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, sukupuoli sekä markkinointiluvat ja kiellot)
  • tarvittaessa perhekokoonpano ja elämäntilanne (töissä, työtön, opiskelija)
  • palvelun tarve
  • taustaselvityksissä esiin tulleet välttämättömät (terveyteen, hyvinvointiin, apuvälineiden käyttöön tai asumisolosuhteisiin) liittyvät tiedot
  • yhteydenottojen historia (esim. puhelinsoitot ja tapaamiset)
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • Nuorten kriisipisteen asiakkaasta etunimi (asiakkaan antama, anonyymi asiakas voi asioida salanimellä), ikä, sukupuoli, kotipaikka, tulosyy, puhelinnumero (vapaaehtoinen tieto, joka poistetaan asiakkuuden päättyessä) 
  • Senioripysäkin ja muun ammatillisen seniorityön asiakkaasta nimi, puhelinnumero, kotipaikka, syntymävuosi, sukupuoli, yhteydenottojen historia, käynnit, ryhmätapaamiset, puhelut, sähköpostit ja tekstiviestit.
  • Lisäksi jokaisesta uudesta yhteydenotosta tehdään seniorityön päivystyslomake, johon merkitään yhteydenottotapa: puhelin tai sähköposti, mistä henkilö sai tiedon toiminnastamme, ikä ja sukupuoli. Jos asiakkuus alkaa, nämä tiedot liitettään asiakkaan nimeen. Jos asiakkuus ei ala, nimeä ei tallenneta mihinkään, vaan tällöin laitetaan syy, miksi asiakkuus ei alkanut.

Auttavista henkilöistä (kuten sidosryhmien yhteyshenkilöt, lahjoittajat ja verkkokaupan asiakkaat)

  • henkilön perustiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, syntymäaika, äidinkieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, sukupuoli sekä markkinointiluvat ja kiellot)
  • hakemus-, haastattelu- ja koulutustiedot
  • tapahtumat ja niihin osallistuminen (esim. matkat tai seminaarit)
  • kuukausilahjoittajien sähköisen pankkitilin numero

Aamukorva-puhelinpalvelun ja muiden vastaavien puhelinpalveluiden puheluita ei tallenneta eikä puheluista tallenneta muitakaan henkilötietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat henkilö itse sekä rekisterinpitäjän vapaaehtoistyön koordinointiin osallistuvat työntekijät. Ammatillisen avun tietolähteinä voivat olla myös muut mahdolliset hoitotahot tai viranomaiset, mikäli asiakas on antanut tähän luvan.

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • käyttäjältä itseltään
  • henkilön tullessa rekisterinpitäjän tukijaksi, työntekijäksi, vapaaehtoistyöntekijäksi, tai osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa nimen ja yhteystietojen rekisteröinti on tarpeellista
  • henkilön ostaessa rekisterinpitäjän palveluja, esim. tuotteita tai koulutusta
  • henkilön osallistuessa kampanjoihin

Jos henkilö käyttää rekisterin ulkopuolista kolmannen tahon ylläpitämää palvelua rekisteröitymiseen ja/tai kirjautumiseen, ulkopuolisesta palvelusta voidaan kerätä kyseisen palvelun käyttöehtojen ja yksityisyydensuoja-asetusten mukaisesti saatavilla olevia henkilötietoja (kuten käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite).

Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän omaan käyttöön eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa. Helsinkimissio ry voi siirtää henkilötietolain puitteissa rekisterin sisältämiä tietoja suoramarkkinointirekisteriinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä ja tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietojen käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32§ suojaamisvelvoitetta ja 33§ vaitiolovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja kielto-oikeus

Henkilöllä on henkilötietolain §26:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä rekisteriselosteessa mainitulle rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle. Tietojen antamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, jos siitä, kun henkilö edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

 

Rekisteriseloste, markkinointirekisteri

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste. Laadittu 30.10.2015. Päivitetty 24.8.2017.

Rekisterinpitäjä

Helsinkimissio ry
Y-tunnus: 0116487-5
Osoite: Albertinkatu 33, 00180 Helsinki
Puhelin: 09 2528 2711

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

viestintäpäällikkö Kristiina Backberg

Rekisterin nimi

Helsinkimissio ry:n suoramarkkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään henkilötietolain- ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti Helsinkimissio ry:n suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin myös sähköisiä välineitä käyttäen mikäli rekisteröity on antanut sähköisen suoramarkkinointiluvan.

Helsinkimissio ry käyttää henkilötietojen käsittelytehtävien teknisessä ja käytännön toteutuksessa Helsinkimissio ry:n lukuun toimivia henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitettuja alihankkijoita.

Markkinointirekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää muun muassa seuraavia tietoja (esimerkiksi sidosryhmien yhteyshenkilöt, lahjoittajat ja verkkokaupan asiakkaat):

  • etu- ja sukunimi
  • postiosoite
  • puhelinnumerot 
  • sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot
  • syntymäaika 
  • äidinkieli
  • sukupuoli
  • esimerkiksi kampanjaan liittyvä tai muu lain tarkoittama tunnistetieto
  • tiedot markkinointikielloista ja suostumuksista

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään eri yhteyksissä ja kanavissa kuten kampanjoiden ja vetoomusten yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä henkilötietolain puitteissa myös Helsinkimissio ry:n muista henkilörekistereistä, väestörekisteristä tai muista vastaavista rekistereistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tallennetut tiedot on rajoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän omaan käyttöön eikä niitä luovuteta ulkopuolisille ilman henkilöiden lupaa. Helsinkimissio ry voi siirtää henkilötietolain puitteissa rekisterin sisältämiä tietoja suoramarkkinointirekisteriinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä säilytetään teknisin suojakeinoin suojatussa tietojärjestelmässä ja tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietojen käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32§ suojaamisvelvoitetta ja 33§ vaitiolovelvollisuutta.

Tarkastusoikeus ja kielto-oikeus

Henkilöllä on henkilötietolain § 26:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tässä rekisteriselosteessa mainitulle rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle. Tietojen antamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, jos siitä, kun henkilö edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.